Helferhub
Tool für Vereine

Mein Vereinshelfer

Die Vereinsverwaltung, die mitdenkt: Mitglieder, Beiträge, Finanzen, Termine und Kommunikation – an einem Ort, direkt im Browser.

Jetzt buchenPakete & PreiseAnmelden
Mitgliederliste im Mein Vereinshelfer

Mitgliederliste Alle Mitglieder auf einen Blick – suchen, filtern und sortieren.

Mitgliederkartei Beitrag, Verknüpfungen und Stammdaten in einer Karte – mit Ausweis und Portal-QR-Code.

Beitragsübersicht Zahlungsstatus, Erinnerungen und SEPA-Lastschrift an einem Ort.

Beitragsklassen Standard- und Sondertarife, Familien- und Gruppenbeitrag – mit klaren Regeln bei einem Wechsel.

Sponsoren & Kontakte Sponsoren mit Verträgen, Ansprechpartner und Kategorien – alles beisammen.

Läuft im Browser
Modular buchbar
Daten je Verein getrennt
Portal per QR-Code

Warum Mein Vereinshelfer?

Viele Vereine jonglieren mit Excel-Listen, Zettelwirtschaft und fünf verschiedenen Programmen. Der Mein Vereinshelfer bringt alles zusammen.

Alles an einem Ort

Mitglieder, Beiträge, Kasse, Termine und Kommunikation hängen zusammen, statt in getrennten Dateien zu liegen.

Wächst mit deinem Verein

Starte mit den Basisfunktionen und buche Module wie Buchhaltung, Terminplaner oder Newsletter nur dann dazu, wenn du sie brauchst.

Entlastet den Vorstand

Mitglieder erledigen vieles selbst im Portal, Beiträge und Erinnerungen laufen strukturiert – das spart Zeit und Nerven.

Mitglieder

Die Mitgliederkartei, die alles zusammenhält

Alle Informationen zu einem Mitglied auf einen Blick – vom Foto bis zum Beitrag.

  • Mitgliederkartei mit Foto, Stammdaten, Notizen und eigenen Zusatzfeldern
  • Import aus Excel/CSV mit Spaltenzuordnung, Export und Massenbearbeitung
  • Automatische Mitgliedsnummern mit eigenem Präfix
  • Personenverknüpfungen für Eltern und Kinder, Partner, Geschwister und Gruppen
  • Mitgliedsausweis und Willkommensschreiben als PDF, mit QR-Code zum Portal
  • Geburtstage und Jubiläen im Blick
Mitgliederkartei von Thomas Wagner mit Beitrag, Personenverknüpfungen und Stammdaten
Beiträge

Beiträge, die sich um die Realität im Verein kümmern

Familien, Gruppen, Tarifwechsel mitten im Jahr – der Mein Vereinshelfer rechnet so, wie ein Verein wirklich arbeitet.

  • Beitragsklassen als Standard- oder Sondertarif, monatlich oder jährlich
  • Familien- und Gruppenbeitrag: Wer zuerst dabei war, zahlt – alle anderen sind abgedeckt
  • Tarifwechsel nach Wahl: sofortige Volllast, anteilig (Pro-Rata) oder ab dem Folgejahr
  • Offene Beträge bleiben bei einem Wechsel als Nachforderung stehen
  • Beiträge im Voraus anlegen, Zahlungsstatus verfolgen, Erinnerung per Klick
  • SEPA-Lastschriftdatei (pain.008) mit Erst- und Folgelastschrift
Beitragsübersicht mit Zahlungsstatus, SEPA-Lastschrift und Erinnerungen
Beitragsklassen

Tarife flexibel gestalten

Lege beliebig viele Beitragsklassen an und bestimme für jede, wie sich ein Wechsel auswirkt.

  • Standard- und Sondertarife getrennt verwalten (z. B. Passiv, Ehrenmitglied)
  • Pro Klasse einstellbar: Was passiert bei einem Wechsel in diesen Tarif?
  • Zusatzmitgliedschaften, z. B. für eine zusätzliche Sparte
  • Nachvollziehbarer Rechenweg direkt am Beitrag
Beitragsklassen mit Standard- und Sondertarifen
Mitglieder-Portal

Selbstbedienung per QR-Code

Jedes Mitglied bekommt einen persönlichen Zugang – ohne Passwort, direkt im Handy-Browser. Das entlastet den Vorstand spürbar.

  • Eigene Daten selbst aktualisieren
  • Zu Terminen an- und abmelden, Arbeitsstunden einreichen
  • Belege einreichen, Newsletter und Vereins-News lesen
  • Fotoerlaubnis einsehen und ändern
  • Vereinskalender im eigenen Kalender abonnieren
  • Inventar ausleihen und Räume buchen (mit den passenden Modulen)
Mitglieder-Portal in der Handy-Ansicht
Sponsoren & Kontakte

Ein Adressbuch für alle, die nicht Mitglied sind

Behörden, Verbände, Lieferanten, Presse, Gäste und natürlich Sponsoren – gepflegt an einem Ort.

  • Personen und Organisationen mit Ansprechpartnern, frei definierbaren Kategorien, Suche und Filter
  • Sponsoren mit Vertragslaufzeit, zugesagtem Betrag, Zahlungen und Erinnerungen
  • CSV-Import und -Export für den schnellen Start
  • Datenschutz eingebaut: Herkunft, Einwilligung, Prüfdatum und Datenauskunft per Klick
Kontaktkarte eines Sponsors mit Ansprechpartner und Vertrag

Alle Funktionen im Überblick

Die Basisfunktionen sind immer dabei. Mit den Modulen erweiterst du den Mein Vereinshelfer genau um das, was dein Verein braucht.

Basisfunktionen immer dabei

Mitgliederverwaltung

Mitgliederkartei mit Foto, Notizen und eigenen Zusatzfeldern. CSV-Import und -Export, Massenbearbeitung, automatische Mitgliedsnummern.

Beiträge & Tarife

Beitragsklassen als Standard- oder Sondertarif, Familien- und Gruppenbeitrag, Tarifwechsel mit Pro-Rata-Abrechnung, Zahlungsstatus und Erinnerungen.

SEPA-Lastschrift

SEPA-Lastschriftdatei (pain.008) für offene Beiträge mit Erst- und Folgelastschrift, Mandatsdaten je Mitglied.

Ausweis & Willkommensschreiben

Mitgliedsausweis und Willkommensschreiben als PDF – mit persönlichem QR-Code zum Mitglieder-Portal und den Vereinsregeln.

Mitglieder-Portal

Mitglieder pflegen ihre Daten selbst, melden sich zu Terminen an und reichen Belege oder Arbeitsstunden ein – per QR-Code, ohne Passwort.

Kassenbuch & Belege

Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege verwalten und einen Kassenbericht erstellen.

Benutzer, Rollen & Rechte

Vorstand, Kassenwart und Helfer bekommen genau die Rechte, die sie brauchen – nicht mehr.

Module bei Bedarf dazubuchen

Fotoerlaubnis-Manager

Einwilligungen für Foto- und Videoaufnahmen einholen und dokumentieren – per Link, jederzeit einsehbar.

Buchhaltung

Echte doppelte Buchführung mit Kontenplan, Soll-/Haben-Buchungen, Kostenstellen und Auswertungen – ersetzt das einfache Kassenbuch.

Spenden, Sponsoren & Kontakte

Spenden erfassen, Sponsoren samt Verträgen verwalten und ein Kontaktverzeichnis für alle Außenstehenden pflegen.

Mitgliederkommunikation

Serienbriefe an Mitgliedergruppen, Vereins-News im Portal und ein Newsletter mit Anmeldeformular (Double-Opt-in).

Terminplaner

Termine anlegen und per Klick anmelden, Pflichtstunden erfassen, Dienste und Schichten planen.

Vereinskalender

Kalender mit Kategorien und Serienterminen, abonnierbar im privaten Kalender (Tages-, Wochen-, Monatsansicht).

Protokoll-Generator

Versammlungsprotokolle mit Tagesordnung, Beschlüssen und Zuständigkeiten – als PDF.

Vereinsdokumente

Zentrales Archiv mit Ordnerstruktur und Zugriffsrechten für Satzung, Verträge und mehr.

Vereinsstruktur

Sparten, Gruppen, Teams und Funktionen anlegen und Mitgliedern zuordnen.

Inventar & Raumbuchung

Vereinseigentum erfassen und Ausleihen nachverfolgen, Räume und Anlagen buchbar machen.

Datenschutz und Sicherheit

Ein Verein verwaltet sensible Daten. Der Mein Vereinshelfer ist deshalb von Anfang an so gebaut, dass du sie sorgfältig behandeln kannst.

Getrennte Daten

Jeder Verein arbeitet in seinem eigenen, abgeschotteten Bereich. Dateien wie Fotos liegen in vereinseigenen Verzeichnissen.

Rollen und Rechte

Du bestimmst, wer was sehen und ändern darf. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Einwilligungen im Blick

Fotoerlaubnis-Manager, Newsletter mit Double-Opt-in und Datenschutzfelder bei Kontakten unterstützen dich im Alltag.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Den AVV nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit – hier ansehen.

Pakete und Preise

Du wählst ein Paket und buchst Module nur dazu, wenn du sie brauchst. Alle Preise gelten pro Monat und werden immer aktuell von unserem Preisserver geladen.

Preise werden geladen …

So kommst du an Bord

Online buchen

Wähle dein Paket und deine Module, gib die Vereinsdaten ein und erteile das Lastschriftmandat – das dauert nur wenige Minuten.

E-Mail bestätigen

Ein Klick auf den Link in deiner E-Mail, ein Passwort festlegen – und dein Zugang ist sofort einsatzbereit.

Loslegen

Importiere deine Mitglieder per CSV, lege Beitragsklassen an und lade dein Team und deine Mitglieder ein. Weitere Module buchst du bei Bedarf dazu.

Häufige Fragen

Muss ich etwas installieren?

Nein. Der Mein Vereinshelfer läuft vollständig im Browser, am Computer, Tablet oder Smartphone.

Kann ich meine bestehenden Mitglieder übernehmen?

Ja. Der CSV-Import erkennt gängige Spaltennamen und lässt dich die Zuordnung prüfen. Exportieren kannst du deine Daten jederzeit wieder.

Kann ich Module später dazubuchen?

Ja. Du startest mit dem, was du brauchst, und erweiterst den Mein Vereinshelfer bei Bedarf um weitere Module.

Wer sieht die Daten meines Vereins?

Nur die Benutzer deines Vereins – abgestuft nach den Rollen und Rechten, die du vergibst. Wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen (siehe AVV).

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Du kannst deine Daten exportieren. Nach Vertragsende werden sie gemäß AVV gelöscht.

Was kostet der Mein Vereinshelfer?

Du zahlst monatlich für dein Paket und die gebuchten Module. Alle Preise, Mindestlaufzeiten und die Umsatzsteuerangabe findest du oben im Abschnitt „Pakete und Preise“ und noch einmal vor der Bestellung auf der Bestellseite.

Wie läuft die Bezahlung?

Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus per SEPA-Lastschrift. Das Lastschriftmandat erteilst du direkt bei der Bestellung; die Rechnungen erhältst du elektronisch.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein, eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Du kannst dir alle Funktionen vorab auf dieser Seite ansehen und uns Fragen stellen. Mindestlaufzeiten siehst du in der Bestellübersicht, bevor du verbindlich bestellst.

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